Quer ter mais produtividade? Você sabia que 80% das ervilhas são de somente 20% das vagens? Ou ainda que 80% das vendas vêm de 20% dos produtos disponíveis? Outra curiosidade interessante é que em 80% das vezes que você se veste, escolhe apenas 20% das roupas disponíveis. Pode reparar que existem muitas peças no seu guarda-roupa que você nunca usa.
E o que todos esses fatos possuem em comum?
Todos, independentemente da situação, possuem a mesma proporção!
Isto ocorre devido ao princípio de Pareto, ou regra 80/20. E tem mais, o princípio de Pareto também pode ser aplicado no desenvolvimento da produtividade pessoal.
O que é Princípio de Pareto?
A ideia inicial foi desenvolvida por Vifredo Pareto, economista italiano, que ao analisar a distribuição de renda do país descobriu que 80% dos recursos disponíveis se concentravam nas mãos de 20% da classe mais alta.
Basicamente ⅕ das ações, objetos ou situações geram ⅘ dos resultados.
Ao longo dos anos especialistas de diversas áreas aplicaram esta percepção de 80/20 em seus estudos, indo desde a área do marketing até a gestão empresarial e pessoal, foi assim que descobriram que a teoria poderia ser aplicada em várias áreas da vida humana.
E na área de desenvolvimento pessoal, especificamente quando se pensa em produtividade, essa proporção pode ser uma grande aliada. Levando em conta que 80% dos seus resultados são gerados por apenas 20% de seus esforços, existe a possibilidade de saber o que deve ser priorizado e o que deve ser aprimorada para impulsionar a sua produtividade.
Como aplicar o princípio de Pareto para aprimorar sua produtividade
Em primeiro lugar é fundamental ter uma lista de tarefas. Depois, você deve saber priorizá-las.
Segundo a Harvard Business Review, um bom método de priorização dos seus 20% de esforços é, antes de começar seu dia, escrever em um post-it as 6 principais atividades a serem feitas. Faça isso por ordem de prioridade e na sequência, risque as 5 últimas. Isso mesmo, você deve focar exclusivamente na primeira por cerca de 90 minutos.
Já a revista de negócios Inc. oferece uma outra exemplificação de como aplicar. Pegue um papel ou anote no computador tudo o que precisa ser feito, em seguida crie duas colunas, uma para esforço e outra para resultado potencial. Em ambas as colunas, dê uma nota de 0 a 10. Divida o valor do esforço pelo valor do resultado para encontrar o número de prioridade para cada atividade. Comece pelas atividades que apresentarem um resultado menor, isso ajudará na priorização.
Para exemplificar, confira o modelo apresentado na reportagem:
- Tarefa 1: escrever relatório sobre reunião de viagem.
Esforço = 10, Resultado = 2, Prioridade = 5;
- Tarefa 2: preparar a apresentação de marketing.
Esforço = 4, Resultado = 4, Prioridade = 1
- Tarefa 3: ligar para o cliente atual sobre a referência.
Esforço = 1, Resultado = 10, Prioridade = 0,1
Como você pode perceber, ao finalizar os cálculos a lista será ajustada para que a Tarefa 3 seja realizada primeiro, depois a Tarefa 2 e por último a Tarefa 3.
O que fazer com os 80% restantes?
Outro ponto importante quando se usa o Princípio de Pareto é não esquecer dos outros 80%. Apesar de não ser o seu foco principal, o restante das atividades pode ser muito importante para os seus resultados. Por isso devemos aplicar o esforço necessário para uma boa performance.
Esses 80% podem servir de análise para você entender onde é menos produtivo e como poderia melhorar esse cenário. Quais atividades podem ser substituídas? Quais ferramentas podem otimizar o seu trabalho ou a sua rotina? Algumas dessas reflexões ajudam a encontrar respostas que melhoram, e muito, a sua qualidade de vida e o equilíbrio emocional.
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